Der erste Bürgermeister legt die Tagesordnung für die Sitzungen fest und bereitet die Beratungsgegenstände vor. Jedes einzelne Gemeinderatsmitglied hat dabei einen Anspruch auf Aufnahme seines Antragsgegenstandes in die Tagesordnung. Zur Vorbereitung der Sitzung gehört, dass alle maßgeblichen tatsächlichen und rechtlichen Gesichtspunkte der Beratungsgegenstände sowie mögliche Entscheidungsalternativen aufgeklärt werden. Im Rahmen des Selbstverwaltungsrechts kann der Gemeinderat in seine Geschäftsordnung nähere Regelungen zur Art der Vorbereitung der Beratungsgegenstände aufnehmen, insbesondere die Fertigung von Sitzungsvorlagen vorschreiben.

Der erste Bürgermeister beruft den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist ein. Wann eine Sitzung einberufen wird, steht grundsätzlich im Ermessen des ersten Bürgermeisters. Er muss aber z. B. dann eine Sitzung einberufen, wenn es ein Viertel der ehrenamtlichen Gemeinderatsmitglieder schriftlich oder elektronisch unter Bezeichnung des Beratungsgegenstandes der Sitzung verlangt. Auch unverzüglich nach Beginn der Wahlzeit muss eine Gemeinderatssitzung einberufen werden.

In der Geschäftsordnung des Gemeinderats ist u. a. zu regeln, in welcher Frist und in welcher Form die Einladung der Gemeinderatsmitglieder zu den Gemeinderatssitzungen ergehen muss. Die Geschäftsordnung des Gemeinderats kann Regelungen über die Beifügung weiterer Unterlagen treffen.